Sådan planlægger du et netværksmøde, der giver nye kunder

Annonce – sponsoreret indhold.

At planlægge et netværksmøde, der giver nye kunder, handler om tre ting: et klart mål med mødet, en struktur hvor medlemmerne møder de rigtige mennesker, og en opfølgning der sikrer, at aftalerne ikke forsvinder bagefter. Det gælder, uanset om du arrangerer morgenmøde i det lokale erhvervsnetværk eller sidder i bestyrelsen og skal finde en form, der virker hver gang. Med et par faste greb kan du gøre det på få timer om måneden ved siden af din egen forretning.

Forberedelse: Sådan planlægger du et netværksmøde med mål og dagsorden

De fleste netværksmøder, der føles som spildtid, mangler et svar på ét spørgsmål: Hvad skal medlemmerne gå hjem med? Svaret styrer alt andet, fra lokale til taletid.

Vælg ét mål pr. møde

Et møde kan ikke både være en bred præsentationsrunde, en faglig workshop og en leadsbørs. Vælg et hovedformål, og lad resten være sekundært. Eksempler:

• Kendskab: medlemmerne skal forstå, hvad hinanden laver, så de kan anbefale hinanden.
• Leads: hvert medlem skal forlade mødet med mindst én konkret kontakt at arbejde videre med.
• Nye relationer: gæster og nye medlemmer skal møde de rigtige personer.
• Viden: et fagligt indlæg, der er relevant på tværs af brancher.

Målet skal kunne formuleres i én sætning og stå øverst i invitationen. Så ved deltagerne, hvad de kommer til, og de kan forberede sig. Det gør forskellen mellem at dukke op og at møde op med noget at bidrage med.

Lav en dagsorden med tidsangivelser

En dagsorden uden minuttal er en ønskeliste. Skriv, hvornår hvert punkt starter, og hvem der har ordet. Send den ud sammen med invitationen, og hold dig til den. Gør det til en vane at slutte til tiden. Travle virksomhedsejere kommer igen til møder, der respekterer deres kalender.

Administrationen æder tiden, hvis den ikke er styret

Tilmeldinger via mail, afbud på SMS og en deltagerliste i et regneark, som ingen helt stoler på, er den klassiske tidsrøver for en bestyrelse. Du ved aldrig præcist, hvor mange der kommer, og kontaktoplysningerne ligger spredt. Derfor bruger mange netværk i dag et system til netværksmøder, hvor møderne oprettes for hele sæsonen, medlemmerne selv tilmelder sig eller melder afbud, og bestyrelsen altid har en opdateret deltagerliste. Funktioner som kapacitet og venteliste er især nyttige, når lokalet har begrænsede pladser. Medlemmernes kontaktoplysninger ligger samtidig i et fælles kartotek, så alle kan slå op, hvem der laver hvad.

Uanset hvilket værktøj I vælger, bør I spørge:

• Kan medlemmerne tilmelde og afmelde sig selv fra mobilen?
• Kan jeg se deltagerlisten i realtid, også ved ankomsten?
• Kan gæster inviteres uden, at jeg skal taste deres oplysninger ind manuelt?
• Hvem har adgang til hvilke oplysninger?

Det sidste punkt er vigtigt. Kontaktoplysninger er personoplysninger, og de skal kun bruges til det formål, medlemmerne har accepteret. Datatilsynet har vejledning om behandling af personoplysninger, hvis netværkets praksis er uklar.

Mødets struktur: Sådan fordeler du tiden mellem præsentation, relationer og leads

Den mest almindelige fejl er, at alt tid går til præsentationer, fordi de er nemmest at planlægge. Resultatet er, at medlemmerne sidder og lytter, og de samtaler, der skaber forretning, må klemmes ind i pausen. Strukturen skal i stedet give plads til tre forskellige aktiviteter, der hver tjener et formål.

De tre byggeklodser

• Præsentationer giver kendskab. De skal være korte og ensartede.
• Relationsopbygning giver tillid. Her skal medlemmerne tale sammen, ikke bare stå med en kop kaffe.
• Leads og introduktioner giver forretning. De kræver et øjeblik, hvor medlemmerne eksplicit opfordres til at give hinanden konkrete muligheder.

Et eksempel på en køreplan

Tallene er et forslag til et møde på cirka to timer, som du kan justere efter jeres format:

1. Ankomst og uformel networking (20 min.): Navneskilte med virksomhedsnavn hjælper nye ansigter i gang.
2. Velkomst og mål for aftenen (5 min.): Formanden sætter rammen og siger, hvad mødet skal skabe.
3. To til tre korte præsentationer (30 min.): Faste rammer for hver, fx hvem de hjælper, et konkret eksempel og hvilken type kontakt de søger.
4. Struktureret relationsrunde (30 min.): Bordskift eller sammensatte par, så medlemmerne ikke sidder med de samme som altid.
5. Leadsrunde (20 min.): Alle får mulighed for at nævne, hvem de gerne vil introduceres til, og hvem de selv kan give videre.
6. Afslutning (10 min.): Opsummering, næste møde og en opfordring til at registrere de leads, der er givet.

Gør præsentationerne mere brugbare

En præsentation, der kun fortæller, hvad virksomheden hedder og hvor længe den har eksisteret, giver ingen leads. Bed i stedet taleren om at besvare tre spørgsmål: Hvem er din ideelle kunde? Hvilket problem løser du for dem? Hvem i rummet kunne sidde med dem? En indretningsarkitekt kan fx bede om introduktion til håndværkere, ejendomsmæglere eller byggefirmaer, hvis kunder står over for en renovering. Så ved lytterne, hvad de skal lytte efter.

Sådan arbejder du med relationer, der kan blive til kunder

Nye kunder kommer sjældent fra, at nogen holder et godt oplæg. De kommer fra, at nogen i rummet kender nogen, der lige nu har brug for det, du tilbyder. Det kræver, at medlemmerne forstår hinandens forretning, og at der er et naturligt sted at sende en anbefaling hen.

Hjælp medlemmerne med at tale sammen

Uformelle pauser fungerer for de udadvendte. De stille medlemmer ender ofte i samme hjørne hver gang. Disse greb hjælper:

• Bordplan med bevidste blandinger: Sæt medlemmer fra komplementære brancher sammen, fx en malerfirma og en boligstylist.
• Spørgsmål til bordet: Fx “Hvilken type kunde har du lyst til flere af?” eller “Hvad er den bedste anbefaling, du har fået i det her netværk?”
• Én-til-én-samtaler: Par medlemmer i korte samtaler på nogle få minutter, og skift derefter.
• Værtsrolle til nye medlemmer: Et erfarent medlem tager sig af gæster og nye, så de ikke står alene.

Giv leads et fast sted at lande

Leadsrunden fungerer kun, hvis medlemmerne ved, hvad de skal gøre med det, de hører. Hvis alt bliver sagt mundtligt, glemmes det i bilen på vej hjem. Bed derfor medlemmerne om at registrere introduktionerne med det samme: hvem, hvortil og hvad der er aftalt. I et medlemssystem som Consitus kan et medlem sende en konkret kontakt eller mulighed videre til et andet medlem og følge op bagefter. Det kan også være en simpel fælles skabelon eller en delt liste, hvis I ikke har et system. Det vigtige er, at der er ét sted, og at nogen kan se, om introduktionen blev fulgt op.

Opfølgning: Sådan sikrer du, at kontakter og aftaler ikke går tabt

Mødet er først halvdelen af arbejdet. Hvis medlemmerne ikke hører noget i dagene efter, falder energien hurtigt, og de leads, der blev nævnt i rummet, forbliver gode intentioner. Opfølgningen bør derfor være lige så planlagt som selve mødet.

En enkel opfølgningsrutine

1. Samme dag eller dagen efter: Send en kort tak til deltagerne og gæsterne med næste mødedato.
2. Inden for få dage: Del referat eller de vigtigste pointer, inkl. præsentationer og eventuelle dokumenter fra mødet.
3. Efter en uge: Minde medlemmerne om at følge op på de introduktioner, de har fået eller givet.
4. Ved næste møde: Giv et par minutter til “Tak for handlen”, hvor medlemmer kort fortæller om, hvad netværket har skabt.

Hvis du vil se på, hvordan opfølgningen kan hænge sammen med resten af din kundejagt, kan du også læse Sådan finder din virksomhed nye erhvervskunder uden en sælger.

Hvorfor digital overlevering gør netværket mere attraktivt

Medlemmer bliver, hvor de oplever en konkret værdi. Hvis leads og referater ligger i mailtråde, notesbøger og hukommelsen hos en travl bestyrelse, er værdien svær at se. Når overleveringen er digital, sker der flere ting:

• Intet går tabt: Leads, kontaktpersoner og aftaler ligger samlet og kan findes igen.
• Medlemmerne kan se effekten: En fælles aktivitetslog viser, hvad netværket faktisk bidrager med, og det gør det lettere at begrunde kontingentet.
• Bestyrelsen sparer tid: I slipper for at samle trådene fra flere mails og lister, og opdateringer kan ske ét sted. Det gælder også netværkets hjemmeside, hvis den hentes fra den samme kilde.
• Det er nemt at bruge: En løsning, der kører i telefonens browser og kan ligge som genvej på hjemmeskærmen, bliver brugt både før og efter mødet.

Højfyns Erhvervsnetværk bruger fx en medlemsapp med møder, tilmeldinger, virksomhedsprofiler, gæsteinvitationer, leads til potentielle kunder og interne leads mellem medlemmerne. Det er et eksempel på, hvordan netværket kan samles i medlemmernes hverdag og ikke kun på selve mødedagen.

Evaluér, og justér til næste gang

Slut hvert møde af med to spørgsmål til bestyrelsen: Nåede vi mødets mål? Og hvad ændrer vi næste gang? Et kort spørgsmål til medlemmerne, fx hvor mange nye kontakter de fik, giver mere brugbar viden end en lang spørgeskemarunde. Brug svarene til at flytte tid mellem præsentationer, relationer og leads, så formatet hele tiden passer til netværkets behov.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor lang tid i forvejen skal jeg planlægge et netværksmøde?

Det afhænger af netværkets rytme, men det er en fordel at have hele sæsonens datoer fastlagt tidligt, så medlemmerne kan sætte dem i kalenderen. Selve indholdet, fx oplægsholdere og tema, bør være afklaret i god tid før invitationen sendes. Så er der plads til at justere dagsordenen, hvis noget ændrer sig.

Hvor mange præsentationer bør der være på et møde?

Der er ikke noget fast tal, men få og korte præsentationer fungerer typisk bedre end mange lange. Hvis præsentationerne fylder det meste af mødet, mister medlemmerne tiden til at tale sammen og give hinanden leads. Prioritér hellere relationsrunden og leadsrunden end endnu en taler.

Hvordan får jeg flere til at melde sig til netværksmøderne?

Gør det let at tilmelde sig, send en tydelig invitation med mål og dagsorden, og vis, hvad tidligere møder har skabt. Mange afholder sig, fordi de ikke kan se, hvad de får ud af det. Konkrete eksempler på leads og anbefalinger fra tidligere møder er derfor et stærkt argument.

Hvad skal vi være opmærksomme på med medlemmernes kontaktoplysninger?

Kontaktoplysninger er personoplysninger. Vær tydelig over for medlemmerne om, hvad oplysningerne bruges til, og hvem der kan se dem, og del dem ikke videre uden for netværket uden samtykke. Datatilsynet har vejledninger til foreninger og virksomheder, og er du i tvivl, bør I få rådgivning om jeres konkrete situation.